Marc Mestdagh, promotor van de Belgian Society of Association Executives (BSAE), heeft aan de hand van zijn ervaring als bestuurder van FeWeb (de Federatie van Webbedrijven) en richtlijnen uit verenigingen, zoals vzw’s, izw’s en stichtingen uit de non-profit of socialprofitsector, zelf een ‘charter van de bestuurder van beroepsvereniging of sectororganisatie’ samengesteld.

Taken en verantwoordelijkheden

Het charter kan als een overeenkomst, verdrag of gedragscode aanzien worden voor de bestuurders. Het charter legt duidelijke afspraken vast, licht de taken en verantwoordelijkheden van de raad van bestuur toe en wijst op het nodige respect voor de afspraken die gemaakt worden met het uitvoerend orgaan van de organisatie. Het bestuurslid heeft als voornaamste taak het mee definiëren van de missie, visie en waarden van de organisatie. Ook collegialiteit, bestuurdersaansprakelijkheid en transparantie ten opzichte van alle stakeholders worden onderschreven in het charter.

Toegevoegde waarde

Dat het charter relevant is voor veel beroepsverenigingen blijkt uit de positieve reacties van verschillende verenigingsmanagers na bevraging op onder meer de LinkedIn-groep van de Belgian Society of Association Executives. Men laat er verstaan dat een charter voor bestuurders een toegevoegde waarde kan betekenen voor zowel de bestuurders als voor de dagelijkse directie van de organisatie.

Het charter kan ook helpen om kandidaat-bestuurders voor te bereiden op hun taak, aangezien al te vaak een bestuurdersfunctie binnen een beroepsvereniging opgenomen wordt omdat de persoon daarvoor gevraagd wordt. Ook de periodieke evaluatie van de bestuurders (punt 7) kan op bijval rekenen bij de verenigingsmanagers.  Als één van de belangrijkste punten in de reacties komt naar voor dat de raad van bestuur bovenal een klankbord moet zijn voor het management, directeur en staff.

Afdwingbaar?

Het voorgestelde charter wordt over het algemeen als nuttig beschouwd als principiële richtlijn. Toch zijn er enkele bedenkingen en suggesties voor aanvullingen bij verenigingsmanagers. Er wordt onder andere gewezen op de vraag hoe afdwingbaar men zo’n charter kan maken. Een verenigingsmanager wijst op het feit dat men in beroeps- of sectororganisaties met vrijwilligers werkt, wat het extra gevoelig maakt, aangezien deze mensen een deel van hun schaarse vrije tijd kosteloos investeren in hun bestuursmandaat en de organisatie. De daadwerkelijke toepassing van de richtlijnen en de mogelijke gevolgen van het niet naleven van het charter zullen diplomatie vragen. Verder kwam er een suggestie om een richtlijn aan het charter toe te voegen in verband met deontologie. De meeste verenigingsmanagers pleiten voor duidelijke afspraken over wie welke verantwoordelijkheid draagt binnen een beroeps-of sectororganisatie, omdat het belangrijk is dat mensen elkaar respecteren. Duidelijke functieomschrijvingen kunnen daarbij helpen.

De meeste verenigingsmanagers vinden dat het charter niet gebruikt kan worden om een bestuurder tot de orde te roepen. Althans niet op een directe manier. Het kan dingen wel bespreekbaar maken en gebruikt worden om een signaal te geven naar bestuurders toe.

Leidraad

Bepaalde organisaties stelden reeds zelf een document op om de functie van een lid van hun raad van bestuur te beschrijven. Ben je van plan om zelf ook zo’n document op te stellen voor uw leden van de raad van bestuur? Dan kan het charter misschien als leidraad gebruikt worden om aan te passen aan de specifieke situatie van uw beroeps-vereniging of sectororganisatie. Leg het charter eens voor aan uw raad van bestuur. In eerste instantie zal het voor-stel misschien op weerstand stuiten. Maar benadruk dat het charter zowel voor hen als voor het management van de organisatie een meerwaarde kan betekenen.

Heeft u zelf een mening over het charter van de bestuurder van beroepsvereniging of sectororganisatie? Heeft u suggesties om deze aan te vullen? Debatteer mee op LinkedIn: http://ow.ly/fPOQG. (link is external)
 

Charter van de bestuurder van een beroepsvereniging en sectororganisatie

1.     De bestuurder is medeverantwoordelijk voor het definiëren van de missie, de visie en de waarden van de organisatie, alsook voor het opvolgen en periodiek evalueren ervan
2.     De bestuurder respecteert de wettelijke bepalingen met betrekking tot de organisatie (vzw-wetgeving, sectorale wetgeving) alsook de ‘zelfopgelegde’ afspraken (bv. huishoudelijk reglement)
3.     De bestuurder respecteert in het bijzonder de governance-afspraken tussen de raad van bestuur en het uitvoerend orgaan (secretariaat, bureau,…)
4.     De bestuurder acht zich voldoende bekwaam om de organisatie mee te besturen en stelt daarnaast specifieke competenties ten dienste van de werking van de organisatie
5.     De bestuurder neemt actief en op een positieve manier deel aan de werking van de raad van bestuur en draagt daarbij collegialiteit en dialoog hoog in het vaandel
6.     De bestuurder handelt eerlijk en in goed vertrouwen in het belang van de organisatie en laat bij de besluitvorming geen persoonlijke motieven, vooroordelen of belangenconflicten spelen
7.     De bestuurder ziet toe op de kwaliteit van de werking van de raad van bestuur en aanvaardt voor zijn eigen bijdrage periodiek geëvalueerd te worden
8.     De bestuurder heeft kennis van en inzicht in zijn mogelijke bestuurdersaansprakelijkheid en mogelijke risico’s (liabilities) van de organisatie
9.     De bestuurder houdt toezicht op de werking van organisatie (bv. boekhouding, externe communicatie), desgevallend bijgestaan door derden
10.     De bestuurder waarborgt een volledige transparantie ten opzichte van alle betrokken stakeholders (op de eerste plaats de collega-bestuurders en de leden) voor wat betreft informatieverstrekking, uitvoering van beslissingen en het nakomen van afspraken (bv. inzake lobbying, externe representatie van de organisatie)